Faktury elektroniczne 

  1. Podmioty objęte obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na mocy przepisów, zobowiązane są do dostarczania faktur wystawionych dla Toyota Motor Manufacturing Poland Sp. z.o.o (dalej: TMMP) wyłącznie poprzez Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). 

  1. Prosimy nie przysyłać wizualizacji faktur ustrukturyzowanych w postaci papierowej ani w pliku PDF na dotychczasowy adres e-mail dedykowany do przesyłania faktur, jeżeli faktura została wystawiona w KSeF. W przypadku awarii KSeF, faktura powinna zostać wystawiona w trybie awaryjnym i przesłana TMMP na adres email TMMP.AccountsPayable@toyota-europe.com oraz do KSeF. 

  1. Załączniki do faktur wystawionych w KSeF, niebędącymi załącznikami ustrukturyzowanymi (tj. niestanowiącymi integralnej części faktury i nie doręczone przy użyciu KSeF), prosimy wysyłać na adresy e-mail do osób kontaktowych po stronie TMMP wskazanych w zamówieniu lub w indywidualnie zawartej umowie. Ta sama zasada obowiązuje dla pozostałych informacji potrzebnych do należytego rozliczenia tych faktur.  

    • W temacie właściwej wiadomości e-mail z załącznikami faktur należy zawsze wskazać numer faktury, której ta wiadomość dotyczy. 

    • Pożądane byłoby, aby załącznik ze specyfikacją do faktury zawierał numer faktury udostępnionej przez KSeF, co pozwoli na szybką identyfikację i terminową realizację płatności. 

    • Prosimy, aby dla każdej faktury przesyłać odrębną wiadomość email z załącznikami, tj. nie wysyłać załączników do kilku faktur w ramach jednej wiadomości. Informujemy, że TMMP nie będzie pobierać załączników za pomocą linków odsyłających do jakichkolwiek systemów wymiany plików lub portali, innych niż wskazanych w umowach zawartych z TMMP. 

  1. Dostawcy, którzy na mocy przepisów nie są zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), proszeni są o dostarczanie faktur w formie elektronicznej w zgodnie z poniższymi warunkami: 

    • Rozmiar pliku (maksimum 25 MB na email, maksymalnie 100 plików PDF / XML na email) 

    • Zawartość pliku (Tylko 1 faktura na PDF – XML, załączniki mogą być dodawane do pliku PDF, ale pierwsza strona powinna być fakturą, faktury z więcej niż 1 stroną nie powinny być rozdzielane na osobne pliki PDF) 

 

- - - - - - - - -

 

 

Foreign suppliers – digital invoices:

Toyota's E-Invoice process aims to: 

  1. Transmit invoices instantly from suppliers to Toyota.

  2. Ensure timely payments.

  3. Streamline invoice handling between suppliers and Toyota.

  4. Reduce supplier queries.

  5. Lower environmental impact. 

Please respect the following Toyota requirements related to the acceptance of PDF (system generated) invoices: 

  1. Quote valid Purchase Order number on invoice as well as Toyota contact person.
  2. Minimum invoicing requirements : 
    • the date of issue,  
    • sequential invoice number,  
    • VAT identification number of supplier and Toyota,  
    • full & correct name and address of supplier and Toyota linked to VAT id nbr, 
    • quantity and nature of goods or nature of services,  
    • tax point date,  
    • taxable amount per VAT rate or exemption,  
    • VAT rate,  
    • VAT reference/exemption reference in case no VAT charged,
    • VAT amount in local ccy applying legal correct exchange rate if invoice is issued in different ccy than reporting ccy.
  3. Receive invoice from suppliers electronically:
    • Send invoice in PDF (no PDF image, PDF generated from application) to dedicated E-mail address: TMMP.AccountsPayable@toyota-europe.com
    • File size (maximum 25 MB per Email, maximum of 100 PDF / XML files per Email)
    • File content (only 1 invoice per PDF – XML file, attachments can be added to PDF file but 1st page should be invoice, invoices with more than 1 page should not be split in separate PDF files).
  4. Please continue to send any enquiries to the dedicated E-mail address: Toyota.Accounts.Payable.TMMP@toyota-europe.com.