Polityka Prywatności TMMP
Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady gromadzenia i przetwarzania danych osobowych przez Toyota Motor Manufacturing Poland sp. z o.o. („TMMP”). Postanowienia Polityki Prywatności stosuje się do całokształtu działalności TMMP. Znajdziecie w niej Państwo nie tylko postanowienia dotyczące przetwarzania danych użytkowników strony internetowej TMMP: https://www.toyotapl.com („Strona Internetowa”), ale też postanowienia dotyczące przetwarzania danych innych osób, w szczególności naszych klientów lub kontrahentów oraz kandydatów do pracy.
***
Niezależnie od powyższego w związku z naszą ścisłą współpracą z innymi spółkami z grupy kapitałowej, w szczególności z Toyota Central Europe sp. z o.o. („TCE”) i Toyota Motor Europe NV/SA („TME”), na Stronie Internetowej znajdą Państwo odniesienia do stron zarządzanych przez TCE lub TME (w szczególności podstrony znajdujące się w zakładkach „Start Your Impossible” i „Świat Toyoty” oraz odniesienia do „Świata Toyoty” znajdujące się na dole Strony Internetowej). W zakresie zbieranych tam danych, należy zapoznać się z treścią dokumentacji dotyczącej przetwarzania danych dostępnej na stronie TCE lub TME.
Ponadto na Stronie Internetowej mogą znaleźć się odniesienia do innych stron, zarządzanych przez osoby trzecie, które odpowiadają za przetwarzanie Państwa danych osobowych zbieranych za pośrednictwem tych stron.
***
I. Kto odpowiada za przetwarzanie Państwa danych osobowych?
Administratorem Państwa danych osobowych jest TOYOTA MOTOR MANUFACTURING POLAND SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Wałbrzychu (58-306) przy ul. Uczniowskiej 26, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000007065, której nadano numer NIP: 8862490058 oraz numer REGON: 891053182, o kapitale zakładowym w wysokości 1.270.061.500,00 PLN.
Aby się z nami skontaktować należy wysłać maila na adres: iod@toyotapl.com lub wysłać list na wskazany powyżej adres siedziby z dopiskiem: „IOD”
II. Jakie dane przetwarzamy i na jakiej podstawie prawnej?
Rodzaj przetwarzanych danych i podstawa prawna ich przetwarzania będą różne, w zależności od sytuacji opisanych poniżej.
1. Korzystanie ze Strony Internetowej
W związku z korzystaniem ze Strony Internetowej będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe zebrane za pośrednictwem plików cookies. Więcej informacji dotyczących plików cookies znajdziecie Państwo w naszej Polityce Cookies.
Podstawą przetwarzania danych osobowych jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania Strony Internetowej, dostosowania jej funkcjonalności do Państwa potrzeb oraz prowadzeniu statystyk, czyli art. 6 ust. 1 lit f) RODO.
2. Kontakt w sprawach związanych z działalnością TMMP
a) prowadzenie korespondencji
Jeśli kontaktujecie się Państwo z nami będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe w celu prowadzenia korespondencji i odpowiedzi na zapytania. W zależności od sposobu kontaktu, możemy przetwarzać Państwa imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, informacje o Państwa stanowisku i firmie, którą reprezentujecie (jeśli zostały podane) oraz informacje zawarte w treści wiadomości.
Podstawą przetwarzania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na utrzymywaniu kontaktu, czyli art. 6 ust. 1 lit f) RODO.
b) odpowiedź na zapytania podmiotów publicznych itp.
W zakresie, w jakim przepisy prawa zobowiązują nas do udzielenia informacji organom ścigania, sądom, organom administracji publicznej lub innym podmiotom, możemy przetwarzać dane niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytania i wezwania ww. podmiotów.
Podstawą przetwarzania danych jest niezbędność do realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, czyli art. 6 ust. 1 lit c) RODO.
c) zgłoszenie się jako potencjalny dostawca TMMP
Za pośrednictwem naszej Strony Internetowej istnieje możliwość wypełnienia formularza rejestracyjnego przesyłanego do działu zakupów, który umożliwia zgłoszenie firmy jako potencjalnego dostawcy. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celu weryfikacji potencjalnych dostawców oraz do wyłonienia dostawców, z którymi może zostać nawiązana współpraca, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes.
W tym celu będziemy przetwarzać następujące informacje: nazwa firmy, numer NIP, adres e-mail, informacja o stronie internetowej (jeśli podano), informacje o certyfikatach i akredytacji, o ofercie, działalności, kategorii produktów lub usług lub inne wskazane przez dostawcę informacje.
Podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes TMMP polegający na weryfikacji i wyłanianiu dostawców, czyli art. 6 ust. 1 lit f) RODO.
3. Przetwarzanie danych klientów i kontrahentów – osób fizycznych, w tym osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą
a) zawieranie i realizacja umów
Jeśli jesteście Państwo naszymi klientami lub kontrahentami będziemy przetwarzać Państwa dane takie jak imię, nazwisko, informacje o firmie pod którą prowadzicie działalność, adres, numer NIP lub PESEL, REGON, adres e-mail, numer telefonu, informacje o czynnościach realizowanych w ramach umowy. Możemy przetwarzać też inne informacje, jeśli będą niezbędne w celach współpracy w danym przypadku.
Dane będziemy przetwarzać do celów nawiązania współpracy z TMMP, w tym podjęcia negocjacji lub analizy otrzymanej oferty, a następnie w celu zawarcia umowy i jej realizacji.
Podstawą przetwarzania danych jest niezbędność do wykonania umowy lub podjęcie działań, na Państwa żądanie, przed jej zawarciem, czyli art. 6 ust. 1 lit b) RODO.
b) realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa
W związku z zawarciem z Państwem umowy, przepisy prawa nakładają na nas określone obowiązki, np. związane z kwestiami księgowymi, podatkowymi. W związku z tym możemy przetwarzać Państwa dane osobowe, w tym informacje dotyczące realizowanej z Państwem umowy i informację o Państwa rachunku bankowym w celu wypełnienia tych obowiązków.
Podstawą przetwarzania danych jest wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze, czyli art. 6 ust. 1 lit c) RODO.
4. Przetwarzanie danych członków personelu naszych klientów lub kontrahentów, w tym członków personelu dostawców zgłaszających się w sposób opisany w pkt II.2.c) powyżej
Jeśli pracują Państwo dla naszego klienta, kontrahenta lub dostawcy (niezależnie od podstawy prawnej tej współpracy) lub go reprezentują, możemy przetwarzać Państwa dane osobowe w postaci imienia, nazwiska, stanowiska, adresu e-mail lub numeru telefonu, informacji o realizowanych dla TMMP czynnościach lub przyczynie kontaktu z TMMP.
Dane będą przetwarzane w celu realizacji umowy zawartej przez nas z Państwa pracodawcą / zleceniodawcą / innym podmiotem zlecającym Państwu wykonanie prac na naszą rzecz lub przed jej zawarciem – w celu nawiązania współpracy, w tym weryfikacji potencjalnych dostawców.
Podstawą przetwarzania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zawieraniu i wykonywaniu umów zawartych z klientami lub kontrahentami TMMP, czyli art. 6 ust. 1 lit f) RODO.
5. Przetwarzanie danych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń
Możemy przetwarzać Państwa dane osobowe w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Zakres przetwarzanych danych będzie się różnił, w zależności od tego jaka jest podstawa roszczeń i jakie relacje nas łączą / łączyły. Mogą to być w szczególności imię, nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu, informacja dotycząca roszczenia, numer NIP lub PESEL.
Podstawą przetwarzania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ustaleniu, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami, czyli art. 6 ust. 1 lit f) RODO.
6. Prowadzenie działań marketingowych oraz utrzymywanie kontaktu
Możemy przetwarzać Państwa dane osobowe w celu prowadzenia działań marketingowych oraz utrzymywania kontaktu. W tym celu możemy przetwarzać w szczególności Państwa imię, nazwisko, adres e-mail lub numer telefonu.
Podstawą przetwarzania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu działań marketingowych, czyli art. 6 ust. 1 lit f) RODO.
7. Prowadzenie profili w mediach społecznościowych
Na naszych Stronach Internetowych znajdą Państwo odniesienia do naszych profili prowadzonych w mediach społecznościowych: Facebook, Youtube, LinkedIn, Instagram. Będziemy przetwarzać dane użytkowników odwiedzających nasze portale społecznościowe w celu administrowania profilami, w tym w celach statystycznych, aby jeszcze lepiej dopasować profile do potrzeb i oczekiwań użytkowników, w celu prowadzenia interakcji z użytkownikami oraz budowania marki TMMP.
W tym celu możemy przetwarzać w szczególności takie dane jak imię, nazwisko, nick użytkownika mediów społecznościowych, wizerunek, informacje zawarte w wiadomościach lub komentarzach do postów TMMP.
Podstawą przetwarzania danych w tym celu jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na promowaniu działalności TMMP i kontakcie z użytkownikami, czyli art. 6 ust. 1 lit f) RODO.
8. Rekrutacja
Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w związku z udziałem w procesie rekrutacji. Możemy przetwarzać następujące dane osobowe:
a) możemy przetwarzać Pani / Pana imię, nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe, informację o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych, czy przebiegu dotychczasowego zatrudnienia w celu prowadzenia procesu rekrutacji. Podstawą przetwarzania danych są przepisy kodeksu pracy (art. 221) lub innych aktów prawnych, z których wynika konieczność wypełnienia przez Pracodawcę obowiązku nałożonego na niego przepisem prawa (czyli zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO). W przypadku, gdy wśród przekazanych danych są dane dotyczące zdrowia, np. informacja o niepełnosprawności, podstawą przetwarzania danych jest art. 9 ust. 2 lit b) RODO w związku z przepisami ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
b) na podstawie zgody wyrażonej w zakresie danych przekraczających katalog danych wskazanych w kodeksie pracy oraz innych aktach prawnych, podanych przez Pana/Panią w związku z uczestnictwem w aktualnie prowadzonym procesie rekrutacji jak również na podstawie zgody na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacji lub na udostępnienie danych agencjom pracy tymczasowej (czyli zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).
c) Możemy również przetwarzać Pani / Pana dane osobowe w postaci informacji o dyspozycyjności, informacji zawartych w testach kompetencyjnych lub innych dodatkowych informacji potrzebnych nam w związku z prowadzeniem rekrutacji. Podstawą przetwarzania tych danych jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na weryfikacji kompetencji kandydatów i wyboru kandydatów najbardziej odpowiadających oczekiwaniom TMMP, czyli art. 6 ust. 1 lit f) RODO.
III. Przez jaki okres przetwarzamy Państwa dane osobowe?
Będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe przez okres niezbędny do realizacji celów, w których dane zostały zebrane, w szczególności:
1. okres przetwarzania danych zawartych w plikach cookies wskazano w Polityce Cookies;
2. dane przetwarzane w związku z realizacją umowy zawartej z naszymi klientami lub kontrahentami będą przetwarzane do upływu okresu przedawnienia roszczeń lub roszczeń podatkowych (w zależności który z tych terminów upłynie później), a w przypadku wszczęcia postępowania w sprawie – do momentu jego prawomocnego zakończenia;
3. dane przetwarzane na podstawie przepisów prawa będą przetwarzane przez okres wynikający z tych przepisów, a jeśli przepisy nie wskazują tego terminu – przez okres niezbędny do osiągnięcia celu przetwarzania;
4. dane przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane do momentu jej wycofania;
5. dane przetwarzane do celów przyszłych procesów rekrutacji będą przetwarzane przez maksymalnie 12 miesięcy od dnia otrzymania aplikacji;
6. dane przetwarzane w celach marketingowych będą przetwarzane do momentu wycofania zgody na przesyłanie materiałów marketingowych / na kontakt w celach marketingowych lub do momentu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
7. dane potencjalnych dostawców, możemy przechowywać przez okres 3 lat, chyba że zostanie z nimi zawarta umowa o współpracy – w takim przypadku zastosowanie znajdzie pkt 2 powyżej;
8. w przypadku pozostałych danych, dla których podstawą przetwarzania są prawnie uzasadnione interesy TMMP, dane będą przetwarzane tak długo jak będzie to niezbędne dla realizacji celu przetwarzania z zastrzeżeniem, że:
a) w przypadku wniesienia sprzeciwu przetwarzanie zostanie zakończone z chwilą jego otrzymania, chyba że:
§ interesy TMMP przeważają nad Państwa interesami, prawami lub wolnościami – w takim przypadku dane będziemy przetwarzać nadal, lecz nie dłużej niż jest to niezbędne dla osiągnięcia celu przetwarzania;
§ potrzebujemy Państwa danych do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – w takim przypadku dane będziemy przetwarzać do momentu prawomocnego zakończenia postępowania.
IV. Obowiązek podania danych / Źródło danych
Nie macie Państwo obowiązku podania danych, jednak ich niepodanie może uniemożliwić lub utrudnić korzystanie ze Strony Internetowej, zawarcie lub wykonywanie zawartej z nami umowy lub korzystanie z naszych profilów w mediach społecznościowych.
W zakresie danych, których nie pozyskaliśmy bezpośrednio od Państwa, mogliśmy je uzyskać od podmiotu, u którego jest Pani / Pan zatrudniona/y lub który zleca Pani / Panu wykonywanie czynności jak również z publicznych baz danych, np. KRS, CEIDG.
V. Odbiorcy danych
1. W związku z przetwarzaniem danych osobowych Państwa dane osobowe mogą być udostępniane następującym odbiorcom / kategoriom odbiorców danych osobowych:
a) podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie TMMP (procesorom), tj. dostawcom systemów IT lub podmiotom świadczącym usługi IT, podwykonawcom, podmiotom świadczącym usługi doradcze, prawne, audytorskie, usługi kurierskie, związane z rekrutacją itp.;
b) agencjom pracy tymczasowej lub firmom outsourcingowym – w zakresie danych związanych z rekrutacją; w przypadku cudzoziemców – dodatkowo firmom świadczącym usługi legalizacji pobytu i pracy;
c) podmiotom obsługującym Administratora w zakresie prowadzenia aktywności TMMP;
d) podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działającym na zlecenie organów administracji publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów prawa;
e) Spółkom należącym do grupy kapitałowej TMMP.
2. Proszę pamiętać, że w związku z korzystaniem z mediów społecznościowych, w których TMMP prowadzi profil (np. Facebook, Youtube, LinkedIn, Instagram) dane będą przetwarzane przez Meta Platforms Ireland Limited, Google Ireland Limited lub LinkedIn Ireland Unlimited Company jako niezależnych administratorów, z zastrzeżeniem pkt. 3 poniżej. Więcej informacji dotyczących sposobu przetwarzania danych osobowych przez te podmioty znajdą Państwo poniżej:
a) Polityka prywatności TMMP Facebook: Zasady ochrony prywatności w firmie Meta – gromadzenie i wykorzystywanie danych dotyczących użytkowników w Meta | Centrum ochrony prywatności | Zarządzaj swoją prywatnością na Facebooku, Instagramie i w Messengerze | Prywatność na Facebooku
b) Polityka prywatności TMMP Youtube: Ustawienia prywatności w YouTube - Jak działa YouTube
c) Polityka prywatności TMMP LinkedIn: Polityka ochrony prywatności LinkedIn
d) Polityka prywatności TMMP Instagram: Zasady ochrony prywatności w firmie Meta – gromadzenie i wykorzystywanie danych dotyczących użytkowników w Meta | Centrum ochrony prywatności | Zarządzaj swoją prywatnością na Facebooku, Instagramie i w Messengerze | Prywatność na Facebooku
3. W związku z korzystaniem ze statystyk portalu Facebook może dojść do współadministrowania danymi przez TMMP i Meta Platforms Ireland Limited. Szczegółowe ustalenia w tym zakresie znajdują się tutaj: Facebook.
4. Państwa dane osobowe mogą być przekazywane poza teren EOG. Podstawą transferów danych mogą być w szczególności standardowe klauzule umowne lub decyzja adekwatnościowa Komisji Europejskiej.
VI. Państwa prawa
W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa: dostępu do treści Państwa danych, prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, jak również prawo do przenoszenia danych.
Macie Państwo również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
W przypadku gdy podstawą przetwarzania jest Państwa zgoda, mają Państwo prawo do jej wycofania z zastrzeżeniem, że jej wycofanie nie wpłynie na zgodność z prawem przetwarzania dokonywanego do momentu jej wycofania.
Mają Państwo również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
VII. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie będziemy podejmować wobec Państwa decyzji opartych wyłącznie o zautomatyzowane przetwarzanie danych.